Đặt bàn và phục vụ khách

Cà Phê Sài Gòn bán qua quầy, nên để nói chuyện phục vụ tại bàn, ta ghé sang Quán Nướng Sài Gòn — quán nướng mà Tuấn Đỗ tự tay chạy bàn. Đây là trọn một lượt khách: cuộc gọi đặt bàn, bữa ăn, tiền bạc, rồi bàn lại trống.

Hai ứng dụng chia nhau công việc. Bảng điều khiển dựng nên cái quán; BANA Sale — máy bán hàng nhân viên đứng — chạy cả buổi tối.

Trước khi bắt đầu

• Tuấn đã đăng nhập bảng điều khiển tại client.bana.com.vn và BANA Sale tại sale.bana.com.vn.
• Thực đơn đã có sẵn trong danh mục hàng hóa — xem Thêm sản phẩm đầu tiên.
• Tiền có chỗ để về. Trong Tài chính → Tài khoản, Tuấn có một ví tiền mặt, hai tài khoản ngân hàng và một tài khoản QR VNPAY — đó chính là thứ tạo ra ba cách thu tiền bạn sẽ thấy ở bước thanh toán; xem Tạo tài khoản tài chính.
• Đã có sơ đồ bàn. Cả lượt đặt lẫn đơn hàng đều gắn vào một cái bàn có thật, nên nếu bạn bắt đầu từ con số không thì hai mục kế tiếp sẽ dựng sơ đồ; còn nếu quán đã có sẵn trong BANA thì nhảy thẳng tới Nhận đặt bàn.

Trước khi khách tới

Dựng sơ đồ bàn

Trên bảng điều khiển, mở Bán hàng → Không gian & Bàn. Trình hướng dẫn hỏi lần lượt ba điều: quán có mấy tầng, mỗi tầng chia thành mấy phòng, rồi mới tới bàn.

Quán Nướng Sài Gòn có một tầng và hai phòng — Khu trong nhà và Khu sân vườn. Ở bước Tạo bàn, chọn một phòng rồi bấm Thêm bàn. Bạn không đặt tên từng bàn một: Tên bàn là tiền tố, máy tự đánh số tiếp, nên tiền tố B0 với Số bàn là 6 sẽ cho ra B01–B06.

Với khu trong nhà, Tuấn nhập tiền tố B0, Số bàn 6, Số ghế 4, hình vuông — ra B01 đến B06. Với khu sân vườn anh làm lại: V0, 4 bàn loại 6 ghế, hình tròn. Rồi bấm Hoàn tất thiết lập.

Quán chỉ có một khu, không chia phòng? Mỗi tầng luôn có ít nhất một phòng — số phòng không hạ xuống dưới 1 được — nên cứ để 1 và đặt cho phòng đó cái tên bạn vẫn gọi cả tầng. Không mất gì cả: trên máy bán hàng chỉ là một ô chọn phòng với đúng một mục. Quán Nướng Sài Gòn để 2 chỉ vì khu sân vườn đúng là một khu tách biệt.

Tiền tố chỉ là điểm khởi đầu, không phải bản án. Bước Tạo bàn liệt kê mỗi bàn một dòng, và tên, số ghế, hình dạng của từng dòng đều sửa được — đổi B04 thành Cửa sổ, hạ một bàn đôi xuống 2 ghế, hoặc bấm Thêm bàn lần nữa trong cùng phòng để tạo đợt bàn có số ghế khác. Sau này quay lại Không gian & Bàn vẫn sửa được y như vậy.

Đặt tên bàn và tên phòng đúng như cách nhân viên vẫn gọi nhau ngoài quán: tên này hiện trên sơ đồ bàn, trên lượt đặt chỗ và trên đơn hàng. Nhớ điền cả hai tab ngôn ngữ. Mỗi ô tên có tab VI và EN, lưu riêng: chỉ điền một bên thì máy bán hàng chạy ngôn ngữ còn lại sẽ rơi về cái tên máy tự sinh, và “Khu sân vườn” của bạn hiện ra ngoài sàn thành “Default”.

Số ghế không phải để trang trí. Lượt đặt lấy số khách từ số ghế của bàn, nên bàn khai 4 ghế thì luôn vào sổ là 4 người — và 6 khách ngồi bàn 8 ghế thì vào sổ thành 8. Khai đúng theo bàn ghế thật ngay bây giờ thì màn hình đặt bàn tự tính hộ bạn về sau.

Sắp lại phòng

Thêm bàn hàng loạt thì máy xếp chúng thành một hàng, đủ dùng cho chế độ Danh sách nhưng chẳng giống phòng thật của bạn. Chuyển bảng đó sang Canvas là có mặt sàn vẽ đúng tỉ lệ: kéo một cái bàn thì nó tự bắt thẳng hàng với mấy bàn bên cạnh, còn các tay nắm trên bàn đang chọn thì để xoay và đổi kích thước. Phóng to thu nhỏ bằng + và − bên dưới.

Bỏ ra mười phút cũng đáng. Đây chính là sơ đồ nhân viên nhìn cả buổi tối trên máy bán hàng, nên nó càng giống phòng thật thì càng đỡ mất công đi tìm bàn B03.

Nhận đặt bàn

Chị Hoa Nguyễn gọi điện đặt bàn 4 người lúc 7:00 PM tối mai. Việc đặt chỗ làm trong BANA Sale chứ không phải bảng điều khiển, và nó có màn hình riêng: Đặt bàn trên thanh trên cùng, rồi Đặt chỗ mới. Mỗi thẻ bàn cũng có nút Đặt chỗ mới riêng — đường tắt tiện hơn khi khách đã chỉ đích danh một bàn.

Bắt đầu bằng Chọn bàn — Tuấn chọn B03. Chọn bàn trước vì số khách suy ra từ bàn: máy lấy đúng số ghế bạn đã khai cho bàn đó trong sơ đồ, nên B03 vào sổ là 4 người. Sau đó điền Tên khách, SĐT và chọn Ngày & Giờ. Dịp và Ghi chú không bắt buộc, nhưng đây mới là thứ làm khách thấy mình được chờ đón, nên anh chọn Sinh nhật và gõ Xin bàn gần cửa sổ. Bấm Lưu.

Một lượt đặt luôn gắn với một bàn có thật vào một giờ có thật, nên máy làm mờ mọi mốc giờ đã trôi qua, và khoá thẳng nút Lưu nếu lượt đặt trùng giờ với một lượt đã có trên bàn đó — không cho đặt chồng. Lưu xong, lượt đặt vào sổ ở trạng thái Đã xác nhận và B03 chuyển sang Bàn đã đặt trên sơ đồ Đặt bàn.

Đặt cho 6 người? Không có ô nào để gõ số khách — con số lấy từ bàn, nên hãy chọn bàn 6 ghế. Ở Quán Nướng Sài Gòn thì đó là mấy bàn sân vườn V01–V04, đúng lý do Tuấn khai chúng 6 ghế. Ô chọn bàn hiện số ghế ngay cạnh tên bàn nên nhìn là thấy bàn nào 6 chỗ. Nếu không bàn nào có 6 ghế thì đó là việc của sơ đồ chứ không phải của lượt đặt: vào Không gian & Bàn sửa số ghế trước đã. Ghép hai bàn 4 ghế không giải quyết được, vì Gộp bàn chưa dùng được và hai bàn vẫn tính tiền riêng.

Nhìn lượt đặt trên sơ đồ

Màn hình Đặt bàn cũng có chế độ Canvas ấy, ở đây đi kèm Thẻ chứ không phải Danh sách như trong trình hướng dẫn. Thẻ là danh sách để lướt cho nhanh; còn Canvas cho bạn thấy chính căn phòng, bàn đang giữ thì được viền lại và ghế tô màu, nhìn phát biết ngay lượt đặt tối nay rải đều khắp sàn hay dồn hết vào một góc.

Khi khách tới

Nhận bàn cho khách

Tối hôm sau chị Hoa tới. Trong BANA Sale, mở Đặt bàn — danh sách bên cạnh sơ đồ lọc theo Tất cả, Sắp tới, Đã đến, Trễ hẹn và Đã hủy, mỗi mục kèm số lượng. Tìm lượt đặt của chị trong Sắp tới rồi bấm Nhận bàn. Hộp thoại hiện lại số khách và bàn để bạn đối chiếu — chỉ để đọc, không phải biểu mẫu, nên không sửa gì trong đó được. Bấm Xác nhận.

Khách trễ hai mươi phút? Lượt đặt rơi khỏi Sắp tới và nằm ở Trễ hẹn. Bàn vẫn được giữ và lượt đặt vẫn nhận bàn y như vậy — tìm ở đó trước khi kết luận là nó biến mất. Trừ khi có ai đó đã bật Tự động huỷ đặt chỗ quá hạn trên bảng điều khiển, thứ sẽ tự nhả lượt đặt trễ theo mốc thời gian bạn đặt; xem phần hỏi đáp bên dưới.

Nhận bàn là xếp khách vào chỗ: lượt đặt chuyển sang Đã đến, dòng của nó đổi nút Nhận bàn thành Go to Order, và nút Hủy bỏ mờ đi — khách đã ngồi trong quán thì không hủy đặt được nữa. Go to Order và đường đi qua Phục vụ bàn bên dưới đều dẫn tới cùng một màn hình, nên đang ở đâu thì dùng cái ở đó.

Lưu ý là riêng việc nhận bàn chưa làm sơ đồ Phục vụ bàn đổi gì: ở đó B03 vẫn là Còn trống cho tới khi bạn mở đơn cho nó. Cái được nhận là lượt đặt; còn bàn chỉ bắt đầu chạy khi món đầu tiên vào đơn.

Khách không đặt trước? Không cần làm gì thêm — khách vãng lai không cần lượt đặt. Sang Phục vụ bàn, chọn bàn trống rồi bấm Go to Order, phần còn lại chạy y hệt bên dưới.

Gọi món cho bàn

Mở Phục vụ bàn trên thanh trên cùng, chọn B03, rồi bấm Go to Order trên thẻ bàn đó. Máy mở một đơn hàng cho bàn này và hiện thực đơn — toàn bộ danh mục, lọc theo nhóm hàng hoặc tìm bằng ô Search. Món nào thêm vào cũng chạy thẳng vào đơn của bàn.

Bàn chị Hoa gọi đúng kiểu một bàn bốn người: 1× Gỏi cuốn tôm thịt 69.000 ₫ và 1× Chả giò 79.000 ₫ ăn chung, 1× Ba chỉ nướng 129.000 ₫ và 1× Sườn nướng 159.000 ₫ từ lò nướng, 1× Rau nướng thập cẩm 79.000 ₫ với 1× Cơm chiên trứng 59.000 ₫ để giữa bàn, và 4× Bia Sài Gòn giá 25.000 ₫ mỗi chai — mười món, 674.000 ₫ cho đợt đầu. Mỗi phần bấm vào món một lần, hoặc dùng − và + trên dòng món trong giỏ; dấu ✕ trên dòng thì bỏ món đó ra.

Sau đó bấm Send to Kitchen. Đây mới là bước thật sự báo xuống bếp — món còn nằm trong giỏ mà chưa gửi thì mới chỉ được tính tiền chứ chưa ai nấu. Gửi xong, đầu đợt gọi đổi từ Send to Kitchen thành Serve All Ready, và mỗi dòng mọc thêm một hàng ô đếm để theo món đó chạy qua bếp. Serve All Ready có trên màn hình nhưng chưa được đấu nối, nên hãy xem việc nút đổi tên là biên nhận rằng phiếu đã đi, chứ không phải một nút để bấm.

Đợt nào cũng phải gửi. Máy coi mỗi đợt gọi là một giỏ riêng, nên đợt đồ uống gọi thêm sau đó là một đợt mới và cần Send to Kitchen của riêng nó. Bạn không phải tự mở đợt mới — không có nút “đợt mới” nào để đi tìm cả. Gửi xong một đợt thì món tiếp theo bạn thêm vào sẽ tự mở đợt kế tiếp.

Gửi rồi là chốt đợt đó. Sửa cho đúng trước khi gửi: sau đó −, + và ✕ hết tác dụng, số lượng đóng băng thành mấy ô x1, và Reset Cart cũng mờ theo. Từ màn hình này không có cách nào bỏ một món ra khỏi đợt đã gửi, nên khách đổi ý sau khi phiếu đã xuống bếp là chuyện phải nói với nhau, không phải chuyện bấm nút.

Gửi bếp không đồng nghĩa với Đang nấu. Gửi xong bàn vẫn nằm ở Đang ăn. Nó chỉ chuyển sang Đang nấu khi bếp bấm bắt đầu nấu trên màn hình của họ, nghĩa là sơ đồ đang nói cho bạn biết bếp đang làm gì, chứ không phải bạn vừa bấm gì.

Đóng thực đơn bằng dấu ✕ để về sơ đồ. Bàn hiện Đang ăn, và nút trên thẻ đổi thành More Order cho đợt gọi sau. Các đợt sau đều vào chung một đơn, nên hãy gọi cho đủ trước khi bấm Checkout.

Nhìn cả phòng đang chạy

Trong lúc bếp làm món thì sơ đồ là thứ đáng nhìn. Phục vụ bàn cũng có công tắc Thẻ / Canvas đó, và giữa ca chính là lúc sơ đồ phát huy tác dụng. Mỗi bàn hiện đang ngồi mấy trên mấy ghế — bàn chị Hoa là 4/4 — kèm đồng hồ đếm khách đã ngồi bao lâu, ngay cạnh màu trạng thái. Liếc một cái là biết bàn nào vừa mới ngồi, bàn nào đang nhẩn nha nốt chai bia cuối.

Gọi thêm đợt nữa

Nửa tiếng sau bàn gọi thêm bia, và tráng miệng cho cả bàn vì hôm nay là sinh nhật. Mở lại B03 — thẻ bàn giờ ghi More Order — rồi thêm 2× Bia Sài Gòn và 4× Chè khúc bạch giá 39.000 ₫ mỗi phần.

Giờ cột đơn hiện cả hai đợt, đợt mới nhất nằm trên. Cart #2 ở trên cùng, vẫn đang mở và vẫn sửa được, nút Send to Kitchen riêng còn đang chờ. Cart #1 tụt xuống dưới và mờ đi — số lượng chỉ còn mấy ô x1, x2 không bấm được, đầu đợt đổi thành Serve All Ready. Cả buổi tối các đợt cứ xếp chồng như vậy, nên cột đơn hàng chính là chỗ để tra lại bàn đã gọi những gì và gọi lúc nào.

Giờ bấm Send to Kitchen trên Cart #2. Đợt này là 206.000 ₫ — hai chai bia 50.000 ₫ và bốn phần tráng miệng 156.000 ₫ — và nó vào chung một đơn, đẩy tổng lên 880.000 ₫ với mười sáu món.

Khi khách về

Thanh toán

Khách xin tính tiền thì mở đơn của bàn — bấm More Order trên thẻ B03 là vào — rồi bấm Checkout ở cuối cột đơn hàng, ngay dưới phần tổng. Máy chốt đơn — sau bước này không gọi thêm được nữa — và chuyển sang màn hình thanh toán với đủ 880.000 ₫ của cả hai đợt. Hóa đơn cộng dồn món giống nhau qua các đợt chứ không liệt kê lại, nên bốn chai bia đợt đầu và hai chai đợt sau gộp thành một dòng x6 Bia Sài Gòn 150.000 ₫ — mười sáu món trên tám dòng.

Danh sách hình thức trả tiền dựng từ chính tài khoản của bạn. Đây không phải một danh mục cố định: BANA gom tài khoản tài chính của bạn theo loại, rồi hiện từng nhóm kèm các tài khoản bên trong. Quán Nướng Sài Gòn thu tiền ba đường, nên máy của Tuấn hiện ba nhóm, thứ tự luôn là:

Trong mỗi nhóm, tài khoản mặc định đứng đầu, nên tài khoản bạn dùng nhiều nhất cũng là tài khoản đang được chọn sẵn. Trên màn hình của Tuấn, đó là ví tiền mặt ở Tiền mặt, Techcombank đứng trước VietcomBank ở Ngân hàng, và tài khoản VNPAY ở Mã QR. Dòng ngân hàng có kèm logo của chính ngân hàng đó, nên nhìn là ra Techcombank, khỏi cần đọc.

Tiền mặt và Ngân hàng do bạn xác nhận; Mã QR do nhà cung cấp xác nhận. Chỗ khác nhau này đáng để nắm:

• Tiền mặt cho bạn bàn phím số và các nút chọn nhanh mệnh giá. Gõ đúng số khách đưa, máy tự tính tiền thối — Khách đưa so với Còn lại.
• Ngân hàng dùng khi khách đã chuyển khoản rồi. Kiểm tra tiền đã về thật chưa trước đã — bằng app ngân hàng hoặc tin nhắn báo có, vì BANA không nhìn thấy tài khoản ngân hàng của bạn và không có gì trên màn hình này xác nhận thay bạn được — rồi chọn đúng tài khoản tiền đã về và bấm Thanh toán. Riêng hình thức này không có đồng hồ đếm ngược: khoản chuyển vài phút mới báo có cũng không bị hết hạn.
• Mã QR hiện mã QR VNPAY lên màn hình cho khách quét. BANA chờ VNPAY báo về chứ không bắt bạn xác nhận. Mã dùng được trong năm phút và làm mới được nếu khách còn loay hoay tìm app.

Còn một nhóm thứ tư bạn sẽ không thấy ở đây. POS di động / Mobile POS biến chính chiếc điện thoại thành máy quẹt thẻ — chạm là xong, không cần máy POS rời. Nó chạy bằng SDK của VNPAY, thứ chỉ có trong app điện thoại, nên không bao giờ hiện trên máy chạy bằng trình duyệt và cũng không có trong ảnh trên.

Không thấy hình thức mình cần. Nhóm nào không có tài khoản nào thì bị ẩn hẳn, nên gần như luôn là chuyện tài khoản chứ không phải chuyện máy bán hàng, và chỉ có đúng ba nguyên nhân:

• Chưa có tài khoản loại đó. Thêm một cái ở Tài chính → Tài khoản là nhóm hiện ra.
• Riêng Mã QR còn một điều kiện nữa: tài khoản phải được gắn với đúng kênh bán bạn đang phục vụ. Tài khoản cấu hình cho Mang đi sẽ không hiện QR khi máy đang bán Tại chỗ, dù tài khoản đó vẫn tồn tại.
• POS di động cần SDK của VNPAY, thứ chỉ có trong app điện thoại. Nó không bao giờ hiện trên trình duyệt máy tính, như đã nói ở trên.

Đổi hình thức là thanh toán chạy lại từ đầu. Đổi nhóm hay đổi tài khoản sẽ hủy lượt đang chạy và mở một lượt mới. Trước khi khách thao tác thì vô hại. Sau khi khách đã quét mã QR thì không: BANA đang chờ lượt đó, đổi tức là bỏ lượt đó đi, nên khách trả tiền ngay sau đó là trả vào một lượt không còn ai lắng nghe. Hãy để lượt đã quét chạy xong, hoặc nhờ khách dừng lại, rồi mới đổi hình thức.

Tiền nong xong xuôi thì bấm Thanh toán.

Khách chia tiền riêng? Dùng Tách đơn trước khi bấm Checkout, rồi thu tiền từng đơn một. Nó nằm trong nút ⋮ ở đầu cột đơn hàng, cạnh Đổi bàn.

Dọn bàn

Bấm Thanh toán xong là tới màn hình báo thành công, và mọi việc còn lại đều nằm trên đó — kể cả in.

In hóa đơn và In báo bếp nằm cạnh nhau ở phía trên. In hóa đơn là bản của khách: nó vừa in hóa đơn vừa bật ngăn kéo đựng tiền trong cùng một thao tác, và hình thức trả tiền bạn vừa thu cũng được in lên đó, nên tờ hóa đơn nói rõ khách đã trả bằng gì. In báo bếp in lại phiếu bếp — cái cần tới khi bếp làm mất phiếu.

Bấm mà không in, cũng không báo lỗi? Nút này kiểm tra máy in đã cấu hình chưa; chưa có thì nó mở bảng chọn máy in thay vì in. Chọn máy in ở đó rồi bấm lại. Printer Setting ngay bên dưới cùng màn hình là chỗ đổi lựa chọn đó về sau — xem Kết nối máy in và thiết bị.

Màn hình đó cũng có một ô tích: Auto clean table B03, mặc định đã tích sẵn. Cứ để nguyên thì Trở về trang bán hàng sẽ trả bàn về trống trên đường ra — vừa về tới sơ đồ là bàn đã Còn trống, sẵn sàng cho lượt đặt kế tiếp trong tối.

Bỏ tích khi bàn cần lau trước đã. Khi đó B03 nằm ở Dọn dẹp để không ai xếp khách vào bàn bẩn — và nó nằm đó vô thời hạn. Không có bộ đếm giờ nào tự nhả bàn ra; bàn chỉ trở lại Còn trống khi có người bấm Done trên thẻ của nó. Bàn nằm ở Dọn dẹp suốt buổi tối không phải là bị kẹt, chỉ là theo máy thì nó vẫn còn bẩn — và đó chính là trạng thái trong ảnh dưới đây. Lau xong thì bấm Done, B03 trở lại Còn trống, sẵn sàng cho lượt đặt kế tiếp trong tối.

Trạng thái của bàn nói lên điều gì

BANA Sale có hai sơ đồ bàn, và chúng không dùng chung bộ từ — biết trước thì đỡ đi tìm một trạng thái vốn không có ở đó. Mỗi sơ đồ tô màu theo bộ trạng thái của riêng nó, và dải chú thích trên đầu sơ đồ chính là bảng tra: nó gọi tên từng trạng thái và đếm số bàn đang ở trạng thái đó.

Đặt bàn — sơ đồ để nhận đặt, chỉ quan tâm bàn đã có ai giữ chưa:

Phục vụ bàn — sơ đồ chạy bàn, bám theo bữa ăn:

Lưu ý chữ Dọn dẹp. Đó là bàn cần dọn, chứ không phải bàn đã dọn xong. Done mới là nút bạn bấm sau khi đã lau bàn — nút này máy để nguyên tiếng Anh ở cả hai ngôn ngữ.

Lượt đặt có bộ trạng thái riêng. Tất cả, Sắp tới, Đã đến, Trễ hẹn và Đã hủy là các bộ lọc bên cạnh danh sách Đặt bàn; Đã xác nhận không phải bộ lọc mà là nhãn trên chính lượt đặt:

Tiếp theo là gì

• Tra cứu đơn hàng — tìm lại hóa đơn của bàn sau đó.
• Thêm khách hàng vào đơn — gắn tên khách quen lên chính đơn hàng.