Nhận đặt bàn
Nhận đặt bàn trong BANA Sale, nhìn lượt đặt trên sơ đồ và nhận bàn khi khách tới.
Trong bài này
Ta đang ở Quán Nướng Sài Gòn, quán nướng mà Tuấn Đỗ tự tay chạy bàn - Cà Phê Sài Gòn bán qua quầy nên không có bàn để đặt. Đây là đoạn mở đầu của một lượt khách: cuộc gọi đặt bàn, và lúc khách bước vào. Sơ đồ bàn đã dựng trong Dựng sơ đồ bàn; từ đây trở đi mọi việc làm trong BANA Sale, máy bán hàng nhân viên đứng.
Trước khi bắt đầu
- Đã đăng nhập BANA Sale tại sale.bana.com.vn.
- Đã có sơ đồ bàn. Lượt đặt gắn vào một cái bàn có thật, và số khách lấy từ số ghế của bàn đó - xem Dựng sơ đồ bàn.
Trước khi khách tới
Nhận đặt bàn
Chị Hoa Nguyễn gọi điện đặt bàn 4 người lúc 7:00 PM tối mai. Việc đặt chỗ làm trong BANA Sale chứ không phải bảng điều khiển, và nó có màn hình riêng: Đặt bàn trên thanh trên cùng, rồi Đặt chỗ mới. Mỗi thẻ bàn cũng có nút Đặt chỗ mới riêng - đường tắt tiện hơn khi khách đã chỉ đích danh một bàn.
Bắt đầu bằng Chọn bàn - Tuấn chọn B03. Chọn bàn trước vì số khách suy ra từ bàn: máy lấy đúng số ghế bạn đã khai cho bàn đó trong sơ đồ, nên B03 vào sổ là 4 người. Sau đó điền Tên khách, SĐT và chọn Ngày & Giờ. Dịp và Ghi chú không bắt buộc, nhưng đây mới là thứ làm khách thấy mình được chờ đón, nên anh chọn Sinh nhật và gõ Xin bàn gần cửa sổ. Bấm Lưu.
Một lượt đặt luôn gắn với một bàn có thật vào một giờ có thật, nên máy làm mờ mọi mốc giờ đã trôi qua, và khoá thẳng nút Lưu nếu lượt đặt trùng giờ với một lượt đã có trên bàn đó - không cho đặt chồng. Lưu xong, lượt đặt vào sổ ở trạng thái Đã xác nhận và B03 chuyển sang Bàn đã đặt trên sơ đồ Đặt bàn.
Đặt cho 6 người? Không có ô nào để gõ số khách - con số lấy từ bàn, nên hãy chọn bàn 6 ghế. Ở Quán Nướng Sài Gòn thì đó là mấy bàn sân vườn V01–V04, đúng lý do Tuấn khai chúng 6 ghế. Ô chọn bàn hiện số ghế ngay cạnh tên bàn nên nhìn là thấy bàn nào 6 chỗ. Nếu không bàn nào có 6 ghế thì đó là việc của sơ đồ chứ không phải của lượt đặt: vào Không gian & Bàn sửa số ghế trước đã. Ghép hai bàn 4 ghế không giải quyết được, vì Gộp bàn chưa dùng được và hai bàn vẫn tính tiền riêng.
Nhìn lượt đặt trên sơ đồ
Màn hình Đặt bàn cũng có chế độ Canvas ấy, ở đây đi kèm Thẻ chứ không phải Danh sách như trong trình hướng dẫn. Thẻ là danh sách để lướt cho nhanh; còn Canvas cho bạn thấy chính căn phòng, bàn đang giữ thì được viền lại và ghế tô màu, nhìn phát biết ngay lượt đặt tối nay rải đều khắp sàn hay dồn hết vào một góc.
Khi khách tới
Nhận bàn cho khách
Tối hôm sau chị Hoa tới. Trong BANA Sale, mở Đặt bàn - danh sách bên cạnh sơ đồ lọc theo Tất cả, Sắp tới, Đã đến, Trễ hẹn và Đã hủy, mỗi mục kèm số lượng. Tìm lượt đặt của chị trong Sắp tới rồi bấm Nhận bàn. Hộp thoại hiện lại số khách và bàn để bạn đối chiếu - chỉ để đọc, không phải biểu mẫu, nên không sửa gì trong đó được. Bấm Xác nhận.
Khách trễ hai mươi phút? Lượt đặt rơi khỏi Sắp tới và nằm ở Trễ hẹn. Bàn vẫn được giữ và lượt đặt vẫn nhận bàn y như vậy - tìm ở đó trước khi kết luận là nó biến mất. Trừ khi có ai đó đã bật Tự động huỷ đặt chỗ quá hạn trên bảng điều khiển, thứ sẽ tự nhả lượt đặt trễ theo mốc thời gian bạn đặt; xem phần hỏi đáp bên dưới.
Nhận bàn là xếp khách vào chỗ: lượt đặt chuyển sang Đã đến, dòng của nó đổi nút Nhận bàn thành Go to Order, và nút Hủy bỏ mờ đi - khách đã ngồi trong quán thì không hủy đặt được nữa. Go to Order và đường đi qua Phục vụ bàn trong bài phục vụ bàn đều dẫn tới cùng một màn hình, nên đang ở đâu thì dùng cái ở đó.
Lưu ý là riêng việc nhận bàn chưa làm sơ đồ Phục vụ bàn đổi gì: ở đó B03 vẫn là Còn trống cho tới khi bạn mở đơn cho nó. Cái được nhận là lượt đặt; còn bàn chỉ bắt đầu chạy khi món đầu tiên vào đơn.
Khách không đặt trước? Không cần làm gì thêm - khách vãng lai không cần lượt đặt. Sang Phục vụ bàn, chọn bàn trống rồi bấm Go to Order, phần còn lại làm đúng như Phục vụ bàn mô tả.
Trạng thái đặt bàn nói lên điều gì
BANA Sale có hai sơ đồ bàn, và chúng không dùng chung bộ từ - biết trước thì đỡ đi tìm một trạng thái vốn không có ở đó. Mỗi sơ đồ tô màu theo bộ trạng thái của riêng nó, và dải chú thích trên đầu sơ đồ chính là bảng tra: nó gọi tên từng trạng thái và đếm số bàn đang ở trạng thái đó.
Đặt bàn - sơ đồ để nhận đặt, chỉ quan tâm bàn đã có ai giữ chưa:
| Trạng thái | Tiếng Anh | Nghĩa là gì |
|---|---|---|
| Bàn trống | Available | Trống, nhận đặt được |
| Bàn đã đặt | Reserved | Đang giữ cho một lượt đặt chưa nhận bàn - kể cả lượt đang trễ |
Lượt đặt có bộ trạng thái riêng. Tất cả, Sắp tới, Đã đến, Trễ hẹn và Đã hủy là các bộ lọc bên cạnh danh sách Đặt bàn; Đã xác nhận không phải bộ lọc mà là nhãn trên chính lượt đặt:
| Trạng thái lượt đặt | Nghĩa là gì |
|---|---|
| Đã xác nhận | Đã lưu và đang giữ bàn - chỗ lượt đặt mới rơi vào |
| Sắp tới | Đã xác nhận, và chưa tới giờ |
| Đã đến | Đã nhận bàn - khách đang ngồi trong quán |
| Trễ hẹn | Quá giờ mà chưa ai nhận bàn. Vẫn còn hiệu lực, vẫn nhận bàn được |
| Đã hủy | Đã hủy. Vẫn nằm trong danh sách ở bộ lọc riêng chứ không biến mất |
Sơ đồ Phục vụ bàn dùng một bộ trạng thái khác, bám theo bữa ăn - xem Phục vụ bàn.
Bước tiếp theo
- Phục vụ bàn - mở đơn cho bàn, gửi từng đợt xuống bếp.
- Cấu hình cài đặt POS - thời gian giữ đặt chỗ và tự hủy lượt đặt quá hạn.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nhận đặt bàn trên bảng điều khiển được không?
Không. Việc đặt chỗ nằm trong BANA Sale, ở màn hình Đặt bàn riêng - nơi nhân viên chạy bàn làm việc. Bảng điều khiển dùng để dựng sơ đồ bàn và xem báo cáo từ những đơn phát sinh trên đó.
Khách đặt rồi mà không tới thì sao?
Lượt đặt chuyển sang mục Trễ hẹn trong danh sách Đặt bàn và bàn vẫn được giữ. Trên bảng điều khiển, vào Cài đặt → Cài đặt POS → Đặt chỗ, bạn đặt được Thời gian giữ đặt chỗ (phút) và bật Tự động huỷ đặt chỗ quá hạn, để bàn tự nhả ra thay vì bị treo cả buổi tối.
Tôi sửa hoặc hủy một lượt đặt bằng cách nào?
Cả hai đều nằm ngay trên lượt đặt trong danh sách Đặt bàn: sửa để đổi giờ hoặc đổi bàn, hoặc hủy. Lượt đã hủy vẫn nằm trong danh sách ở mục Đã hủy chứ không biến mất, còn lượt đã nhận bàn thì không hủy được nữa.