Điều chỉnh tồn kho
Đổi số tồn thực tế cho sản phẩm đã có tồn, và hiểu vì sao Khả dụng có thể thấp hơn số hàng trên kệ.
Trong bài này
Tồn kho tự chạy khi đã được thiết lập — bán thì trừ đi, nhận đơn nhập hàng thì cộng vào. Nhưng số liệu vẫn lệch, hàng vẫn về, và đôi khi quầy từ chối một món mà bạn đang nhìn thấy trên kệ. Bài này đổi số tồn cho sản phẩm vốn đã có tồn, và giải thích con số hay đánh lừa người dùng nhất.
Nếu sản phẩm chưa từng được đếm lần nào, hãy bắt đầu từ Theo dõi tồn kho và địa điểm — bài đó hướng dẫn tạo kho và nhập số tồn đầu kỳ lần đầu tiên.
Trước khi bắt đầu
- Bạn đã đăng nhập bảng điều khiển tại client.bana.com.vn với vai trò chủ cửa hàng hoặc quản lý.
- Bạn đã đếm hàng thực tế. Tồn thực tế là một tổng số chứ không phải khoản điều chỉnh — bạn gõ số đã đếm, không gõ phần chênh lệch.
Đổi số tồn
Tìm mặt hàng trong danh sách tồn kho
Trong ứng dụng Kho hàng, vào Tồn kho > Danh sách tồn kho. Màn hình Tồn kho mở ở chế độ Theo mặt hàng, phía trên có bốn thẻ — Phiên bản lưu kho, Địa điểm, Giá trị tồn và Cần chú ý, thẻ cuối đếm số mặt hàng đã hết, sắp hết, bán vượt hoặc đang giữ chỗ.
Bên dưới, mỗi phiên bản lưu kho hiện kèm Tồn thực tế, Đã giữ chỗ, Đang về, Khả dụng và Giá trị. Tìm mặt hàng — chị Lan đang đếm Nước suối 500ml. Sản phẩm nhiều size sẽ hiện mỗi size một dòng, và mỗi dòng đếm riêng.
Nhìn Khả dụng chứ không nhìn Tồn thực tế
Chọn dòng đó để mở phần chỉnh sửa bên phải, và nhìn ba con số trước khi đổi bất cứ thứ gì:
24Tồn thực tếsố hàng trên kệ − 5Đã giữ chỗđơn dở đang giữ = 19Khả dụngcon số quầy đem ra kiểm tra
Quầy kiểm tra Khả dụng. Đó là lý do một mặt hàng đang hiện tồn 5 vẫn có thể bị từ chối: nếu cả 5 nằm trong Đã giữ chỗ thì Khả dụng bằng 0 và chẳng còn gì để bán. Cả Khả dụng lẫn Dự kiến đều không có ô nhập — như bảng chỉnh ghi rõ, chúng do database tự tính.
Nếu Đã giữ chỗ trông không hợp lý, hãy chọn Xem phiếu đang giữ bên cạnh để biết đơn nào đang giữ hàng. Thủ phạm quen thuộc là những đơn dở dang sẽ không bao giờ hoàn tất; đóng hoặc hủy chúng thì hàng tự được trả lại, và đó là cách xử lý đúng hơn là thổi phồng số tồn.
Gõ đúng số bạn đang có
Chọn Tồn thực tế rồi gõ tổng mới. Chị Lan đếm được hai mươi tư chai, nên gõ 24 — không phải +19.
Ô Lý do là tùy chọn; bỏ trống thì sổ ghi Điều chỉnh. Hãy điền khi thay đổi lớn hoặc bất thường, để một tháng sau đọc lại vẫn hiểu. Nhập hàng là một ví dụ tốt.
Bảng chỉnh sẽ hiện Có thay đổi chưa lưu cho tới khi bạn chọn Lưu. Thay đổi chỉ áp cho địa điểm bạn đang mở — nếu có nhiều kho, các kho còn lại nằm bên dưới và mỗi kho cần số đếm riêng.
Cảnh báo: đừng nâng Tồn thực tế chỉ để hết bị quầy từ chối. Làm vậy là đưa vào báo cáo số hàng không có thật trên kệ. Nếu mặt hàng thật sự không bao giờ đếm — mọi món làm tại chỗ — thì cách xử lý trung thực là bật Cho phép bán âm, chứ không phải bịa ra một con số.
Kiểm tra lại số tồn mới
Dòng trong bảng cập nhật ngay khi bạn lưu: Tồn thực tế hiện số bạn vừa đếm, còn Khả dụng tính lại theo phần vẫn đang bị giữ. Chính con số Khả dụng mới đó là thứ POS tuân theo.
Nếu POS đang mở sẵn, hãy mở lại màn hình bán — danh sách sản phẩm được nạp đúng lúc đó, nên thay đổi giữa ca sẽ chưa được nhận cho tới khi mở lại.
Bạn đã thay đổi gì
| Mặt hàng | Tồn thực tế | Đã giữ chỗ | Khả dụng |
|---|---|---|---|
| Nước suối 500ml | 24 — đã đếm | 5 | 19 — phần quầy bán được |
Khắc phục sự cố
- Quầy vẫn từ chối mặt hàng: hãy nhìn Khả dụng chứ không nhìn Tồn thực tế. Hàng đang bị giữ thì không bán được.
- Đã giữ chỗ không chịu giảm: nó đang bị các đơn dở dang giữ. Dùng Xem phiếu đang giữ để tìm và hoàn tất hoặc hủy chúng.
- Báo “Đã giữ chỗ không được vượt quá Tồn thực tế trừ khi cho phép bán vượt”: bạn đang gõ số tồn thấp hơn phần đã hứa cho đơn. Hãy nâng số tồn lên, hoặc giải phóng phần đang giữ trước.
- Mặt hàng không có trong danh sách tồn kho: chỉ sản phẩm Lưu kho mới được theo dõi. Dịch vụ và Combo không có số tồn.
- Số tồn đúng ở chi nhánh này mà sai ở chi nhánh kia: tồn kho theo từng địa điểm. Hãy chỉnh từng nơi.
Tiếp theo
- Thiết lập tồn kho từ đầu — theo dõi tồn kho và địa điểm.
- Thôi đếm những món không bao giờ cần đếm — hãy bật Cho phép bán âm.
- Nhập thêm hàng bằng cách nhận đơn nhập tại Kho hàng → Đơn nhập hàng.
Đếm kệ, gõ tổng, và quầy bán đúng số hàng bạn thật sự có.
Câu hỏi thường gặp
Sao POS từ chối mặt hàng trong khi Tồn thực tế rõ ràng là 5?
Vì quầy kiểm tra Khả dụng chứ không kiểm Tồn thực tế. Khả dụng bằng Tồn thực tế trừ Đã giữ chỗ, mà các đơn chưa xong thì đang giữ hàng. Năm chai nhưng cả năm bị đơn dở giữ thì chẳng còn gì để bán.
Tôi gõ phần chênh lệch hay gõ tổng mới?
Gõ tổng mới. Tồn thực tế là con số bạn đếm được trên kệ, không phải một khoản cộng thêm hay trừ bớt. Đếm được mười hai thì gõ 12.
Có bắt buộc ghi lý do không?
Không. Ô Lý do là tùy chọn, bỏ trống thì sổ ghi thay đổi đó là Điều chỉnh. Nên điền khi thay đổi lớn hoặc bất thường, để sau này đọc lại còn hiểu.
Tôi đặt Tồn thực tế cho tất cả chi nhánh một lượt được không?
Không. Tồn kho được đếm theo từng địa điểm nên mỗi nơi chỉnh riêng. Bảng chỉnh ghi rõ tên địa điểm đang được sửa ngay dưới tên mặt hàng.
Sản phẩm của tôi có nhiều size. Đếm dòng nào?
Đếm từng dòng. Mỗi biến thể có hồ sơ tồn kho riêng, nên một món uống ba size sẽ có ba con số phải giữ — danh sách tồn kho hiện chúng thành các dòng tách biệt.